Η δημιουργία περιγραφής θέσης εργασίας ξεκινά πριν από τη συγγραφή της αγγελίας. Ο εργοδότης χρειάζεται πρώτα να αποσαφηνίσει γιατί υπάρχει ο ρόλος, ποια αποτελέσματα αναμένονται, ποιες εργασίες είναι πραγματικά απαραίτητες και με ποιους ανθρώπους θα συνεργάζεται ο νέος εργαζόμενος.
Μια ακριβής περιγραφή βοηθά την ομάδα να χρησιμοποιεί τα ίδια κριτήρια κατά την επιλογή και επιτρέπει στους υποψηφίους να κρίνουν αν η θέση ταιριάζει στις δυνατότητες και στις προσδοκίες τους. Δεν εγγυάται περισσότερες ή καλύτερες αιτήσεις, αλλά δημιουργεί πιο καθαρή βάση για ολόκληρη τη διαδικασία πρόσληψης.
Περιγραφή θέσης και αγγελία εργασίας
Η περιγραφή θέσης είναι το εσωτερικό σημείο αναφοράς για τον σκοπό, τις ευθύνες, τις σχέσεις αναφοράς και τις απαιτήσεις του ρόλου. Η αγγελία είναι η δημόσια, σύντομη εκδοχή που εξηγεί την ευκαιρία σε πιθανούς υποψηφίους. Τα δύο κείμενα πρέπει να συμφωνούν, χωρίς η αγγελία να αντιγράφει κάθε εσωτερική λεπτομέρεια.
Αν ο ρόλος έχει αλλάξει, μην ξεκινήσετε από μια παλιά αγγελία. Συζητήστε με τον προϊστάμενο και με ανθρώπους που γνωρίζουν τη δουλειά, ώστε να καταγράψετε τη σημερινή πραγματικότητα.
Βήμα 1: Κάντε ανάλυση της θέσης
Η επίσημη καθοδήγηση του OPM για job analysis συνδέει τις εργασίες ενός ρόλου με τις ικανότητες που απαιτούνται για την εκτέλεσή τους. Αυτή η σχέση είναι σημαντική: κάθε απαίτηση στην αγγελία πρέπει να μπορεί να εξηγηθεί με βάση πραγματικό καθήκον ή ευθύνη.
Καταγράψτε τον σκοπό του ρόλου
Συνοψίστε σε δύο ή τρεις προτάσεις γιατί υπάρχει η θέση και τι θα έχει αλλάξει όταν ο εργαζόμενος αποδίδει καλά. Αποφύγετε γενικότητες όπως «θα συμβάλει στην επιτυχία της εταιρείας» χωρίς να εξηγείτε με ποιον τρόπο.
Ξεχωρίστε κρίσιμα και δευτερεύοντα καθήκοντα
Καταγράψτε τις εργασίες που εκτελούνται συχνά ή έχουν μεγάλη επίδραση. Συνδέστε κάθε κρίσιμο καθήκον με το αναμενόμενο αποτέλεσμα, την απαιτούμενη αυτονομία και τους βασικούς συνεργάτες.
Ορίστε αντικειμενικές απαιτήσεις
Για κάθε πτυχίο, πιστοποίηση, γλώσσα, τεχνική δεξιότητα ή έτος εμπειρίας, ρωτήστε αν είναι απαραίτητο από την πρώτη ημέρα. Όσα μπορούν να διδαχθούν σε εύλογο χρόνο μπορεί να αναφέρονται ως επιθυμητά αντί ως υποχρεωτικά.
Βήμα 2: Επιλέξτε σαφή τίτλο
Χρησιμοποιήστε τίτλο που αναγνωρίζει η αγορά και ανταποκρίνεται στις ευθύνες. Εσωτερικές βαθμίδες ή δημιουργικοί τίτλοι μπορεί να έχουν νόημα μέσα στην εταιρεία, αλλά συχνά δυσκολεύουν τον υποψήφιο να καταλάβει τη θέση.
Προσθέστε ειδίκευση μόνο όταν διαφοροποιεί ουσιαστικά τον ρόλο, όπως «B2B Marketing Manager» ή «Senior Payroll Officer». Η πόλη και το μοντέλο εργασίας είναι καλύτερο να εμφανίζονται σε ξεχωριστά πεδία, εκτός αν η πλατφόρμα απαιτεί διαφορετικά.
Βήμα 3: Γράψτε σύντομη σύνοψη
Η εισαγωγή πρέπει να απαντά γρήγορα σε τέσσερις ερωτήσεις: ποιος είναι ο ρόλος, σε ποιον αναφέρεται, ποιο είναι το βασικό αποτέλεσμα και γιατί η θέση είναι σημαντική τώρα. Δύο σύντομες παράγραφοι είναι συνήθως αρκετές.
Περιγράψτε την εταιρεία με επαληθεύσιμα στοιχεία. Αποφύγετε χαρακτηρισμούς όπως «η κορυφαία εταιρεία» ή υποσχέσεις εξέλιξης που δεν υποστηρίζονται από συγκεκριμένη πολιτική.
Βήμα 4: Περιγράψτε ευθύνες και αποτελέσματα
Χρησιμοποιήστε ενεργητικά ρήματα και συγκεκριμένο αντικείμενο. Για παράδειγμα, «προετοιμάζει τη μηνιαία αναφορά πωλήσεων και εξηγεί τις κύριες αποκλίσεις» είναι σαφέστερο από το «υπεύθυνος για reporting».
Μια χρήσιμη λίστα περιλαμβάνει τις κύριες εργασίες, τη συχνότητα όπου χρειάζεται, το επίπεδο λήψης αποφάσεων και τα πρόσωπα ή τμήματα με τα οποία συνεργάζεται ο ρόλος. Μην μετατρέπετε κάθε πιθανή εργασία σε υποχρεωτική απαίτηση.
Βήμα 5: Διαχωρίστε απαραίτητα και επιθυμητά προσόντα
Τα απαραίτητα προσόντα πρέπει να είναι λίγα και άμεσα συνδεδεμένα με τη δουλειά. Στα επιθυμητά μπορείτε να συμπεριλάβετε εμπειρίες που θα βοηθήσουν τον εργαζόμενο να προσαρμοστεί γρηγορότερα, χωρίς να αποκλείουν ικανούς υποψηφίους.
Η κυπριακή καθοδήγηση για ισότητα στην απασχόληση επισημαίνει ότι οι απαιτήσεις θέσεων δεν πρέπει να περιλαμβάνουν ή να υπονοούν στοιχεία που παραβιάζουν τη νομοθεσία ίσης μεταχείρισης. Ελέγξτε τη γλώσσα, τα κριτήρια και τα παραδείγματα με αυτό το πλαίσιο.
Βήμα 6: Δώστε πρακτικές πληροφορίες
Αναφέρετε τον τόπο εργασίας, αν η θέση είναι onsite, hybrid ή remote, το είδος απασχόλησης, το βασικό ωράριο ή τις βάρδιες και τυχόν ουσιώδεις απαιτήσεις μετακίνησης. Αν υπάρχει εγκεκριμένο εύρος αποδοχών, εξηγήστε τι περιλαμβάνει και με ποια κριτήρια καθορίζεται η τελική προσφορά.
Οι επίσημες πληροφορίες για όρους και συνθήκες απασχόλησης υπογραμμίζουν τη σημασία σαφών στοιχείων για ωράριο, μισθό, παροχές, άδειες, υπερωρίες και καθήκοντα.
Πρότυπο περιγραφής θέσης εργασίας
Τίτλος και αναφορά
Τίτλος: [αναγνωρίσιμος τίτλος θέσης]Αναφέρεται σε: [ρόλος προϊσταμένου]Τοποθεσία και μοντέλο: [πόλη / onsite / hybrid / remote]Είδος απασχόλησης: [πλήρης / μερική / ορισμένου χρόνου]
Σκοπός της θέσης
[Δύο ή τρεις προτάσεις για τον λόγο ύπαρξης της θέσης, το κύριο αποτέλεσμα και τη θέση της μέσα στην ομάδα.]
Κύριες ευθύνες
1. [Ενεργητικό ρήμα + συγκεκριμένη εργασία + αναμενόμενο αποτέλεσμα.]2. [Ενεργητικό ρήμα + συνεργάτες ή πεδίο ευθύνης.]3. [Ενεργητικό ρήμα + μέτρηση ή παραδοτέο, όπου είναι σχετικό.]
Απαραίτητα προσόντα
[Μόνο γνώσεις, δεξιότητες ή εμπειρία που είναι άμεσα αναγκαίες για τις κρίσιμες εργασίες.]
Επιθυμητά προσόντα
[Συμπληρωματική εμπειρία ή εργαλεία που μπορούν να βοηθήσουν, αλλά δεν αποτελούν απόλυτη προϋπόθεση.]
Πακέτο και διαδικασία
[Εύρος αποδοχών ή τρόπος καθορισμού, βασικές παροχές, στάδια επιλογής, προθεσμία και τρόπος αίτησης.]
Έλεγχος πριν από τη δημοσίευση
Ζητήστε από τον προϊστάμενο και έναν άνθρωπο που γνωρίζει τη θέση να επιβεβαιώσουν ότι το κείμενο είναι ακριβές. Ελέγξτε ότι ο τίτλος συμφωνεί με τις ευθύνες, ότι κάθε απαραίτητο προσόν έχει αιτιολόγηση και ότι η αγγελία δεν υπόσχεται στοιχεία που δεν έχουν εγκριθεί.
Διαβάστε το κείμενο από την οπτική ενός υποψηφίου που δεν γνωρίζει την εταιρεία. Πρέπει να καταλαβαίνει τι θα κάνει, πού θα εργάζεται, τι χρειάζεται για να αξιολογηθεί και τι θα συμβεί μετά την αίτηση.
Προσωπικά δεδομένα και αιτήσεις
Ζητήστε στην αγγελία μόνο πληροφορίες που είναι αναγκαίες για την επιλογή. Οι αρχές του GDPR για την ελαχιστοποίηση δεδομένων απαιτούν η συλλογή να περιορίζεται σε όσα χρειάζονται για τον συγκεκριμένο σκοπό.
Ενημερώστε τους υποψηφίους για τη χρήση και τη διατήρηση των δεδομένων τους και περιορίστε την πρόσβαση στα άτομα που συμμετέχουν στη διαδικασία επιλογής.
Δημοσίευση και βελτίωση
Όταν ολοκληρωθεί ο έλεγχος, μπορείτε να δημοσιεύσετε την αγγελία στο Alpha.jobs. Επιλέξτε τη σωστή κατηγορία, τοποθεσία και είδος απασχόλησης, ώστε η θέση να εμφανίζεται στα κατάλληλα φίλτρα.
Μετά τη δημοσίευση, εξετάστε την ποιότητα των αιτήσεων και τα συχνά σημεία απορίας. Αν πολλοί υποψήφιοι παρερμηνεύουν την ίδια ευθύνη ή το μοντέλο εργασίας, διορθώστε τη διατύπωση. Μην αλλάζετε όμως τα κριτήρια επιλογής στη μέση της διαδικασίας χωρίς να αξιολογήσετε δίκαια όλους τους υποψηφίους.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο μεγάλη πρέπει να είναι μια περιγραφή θέσης;
Όσο χρειάζεται για να εξηγεί με σαφήνεια τον ρόλο, χωρίς επαναλήψεις. Προτεραιότητα έχουν οι κρίσιμες ευθύνες, οι απαιτήσεις, οι όροι και η διαδικασία αίτησης, όχι ένας συγκεκριμένος αριθμός λέξεων.
Πρέπει να αναφέρουμε τον μισθό;
Όταν υπάρχει εγκεκριμένο εύρος, η σαφής αναφορά του βοηθά τους υποψηφίους να αξιολογήσουν την ευκαιρία. Το εύρος πρέπει να είναι πραγματικό και να συνοδεύεται από τα κριτήρια που επηρεάζουν την τελική προσφορά.
Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το ίδιο πρότυπο για κάθε θέση;
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κοινή δομή, αλλά το περιεχόμενο πρέπει να προκύπτει από ανάλυση της συγκεκριμένης θέσης. Η αντιγραφή απαιτήσεων από άλλον ρόλο δημιουργεί ασάφεια και μπορεί να αποκλείσει κατάλληλους υποψηφίους.
Πότε πρέπει να ενημερώνεται η περιγραφή;
Όταν αλλάζουν ουσιαστικά οι ευθύνες, τα εργαλεία, η οργανωτική δομή ή οι όροι της θέσης. Είναι επίσης χρήσιμο να επανεξετάζεται πριν από κάθε νέα πρόσληψη.