Η χαμηλή απόδοση ενός υπαλλήλου δεν αντιμετωπίζεται αποτελεσματικά με μια αόριστη προειδοποίηση ή με συσσωρευμένη σιωπή. Χρειάζεται να οριστεί το πραγματικό κενό, να ακουστεί η πλευρά του εργαζομένου και να συμφωνηθούν συγκεκριμένες ενέργειες. Συχνά το πρόβλημα δεν είναι μόνο ατομικό: ασαφείς προτεραιότητες, ανεπαρκής εκπαίδευση, κακός σχεδιασμός εργασίας ή τεχνικά εμπόδια μπορούν να επηρεάσουν το αποτέλεσμα.
Ο οδηγός απευθύνεται σε εργοδότες και προϊσταμένους που θέλουν να διαχειριστούν την απόδοση με συνέπεια, αξιοπρέπεια και καθαρή τεκμηρίωση. Παρέχει γενικές πρακτικές πληροφορίες και δεν αποτελεί νομική συμβουλή. Πριν από επίσημη πειθαρχική ενέργεια, αλλαγή όρων ή τερματισμό της εργασιακής σχέσης, ελέγξτε τη σύμβαση, τις πολιτικές και τις υποχρεώσεις που ισχύουν στη συγκεκριμένη περίπτωση σε συνεργασία με κατάλληλο επαγγελματία.
Περιεχόμενα
Ορισμός του προβλήματος · Πρώτη συζήτηση · Πλάνο βελτίωσης · Παρακολούθηση · Όταν δεν υπάρχει πρόοδος · Συχνές ερωτήσεις
Ορίστε το πρόβλημα πριν αναζητήσετε λύση
Ξεκινήστε με παρατηρήσιμα γεγονότα. Το «δεν δείχνει ενδιαφέρον» είναι ερμηνεία. Το «τρεις από τις τέσσερις εβδομαδιαίες αναφορές παραδόθηκαν μετά τη συμφωνημένη προθεσμία και έλειπαν δύο υποχρεωτικά πεδία» είναι συγκεκριμένο. Όσο πιο σαφής είναι η περιγραφή, τόσο ευκολότερα μπορούν και οι δύο πλευρές να συζητήσουν αιτίες και λύσεις.
Ελέγξτε αν η προσδοκία είχε γνωστοποιηθεί και αν είναι ρεαλιστική. Υπήρχε γραπτή περιγραφή καθηκόντων; Δόθηκε παράδειγμα σωστής δουλειάς; Είχε ο εργαζόμενος χρόνο, πρόσβαση και εξουσιοδότηση για να πετύχει το αποτέλεσμα; Αν οι απαιτήσεις άλλαξαν, χρειάζεται πρώτα νέα καθοδήγηση και κατάλληλη περίοδος προσαρμογής.
Διερευνήστε τέσσερις πιθανές κατηγορίες αιτιών:
- Γνώση και δεξιότητα: λείπει εκπαίδευση, εξάσκηση ή πρακτική καθοδήγηση.
- Πόροι και διαδικασία: το σύστημα, ο φόρτος, η στελέχωση ή οι οδηγίες εμποδίζουν την εργασία.
- Σαφήνεια και προτεραιότητες: διαφορετικοί προϊστάμενοι ζητούν αντικρουόμενα αποτελέσματα.
- Υγεία, προσβασιμότητα ή προσωπική δυσκολία: μπορεί να χρειάζεται εμπιστευτική συζήτηση και κατάλληλος χειρισμός, χωρίς απαίτηση για άσχετες προσωπικές λεπτομέρειες.
Συγκρίνετε το αποτέλεσμα με ανθρώπους που έχουν παρόμοιο ρόλο, εμπειρία και συνθήκες, όχι με τον πιο έμπειρο εργαζόμενο της ομάδας. Αν το ίδιο πρόβλημα εμφανίζεται σε πολλούς, πιθανόν χρειάζεται αλλαγή διαδικασίας αντί για ατομική επίπληξη.
Πώς να κάνετε την πρώτη συζήτηση
Επιλέξτε ιδιωτικό χώρο και χρόνο που επιτρέπει διάλογο. Μην ξεκινάτε σοβαρή συζήτηση μπροστά στην ομάδα ή στο τέλος μιας φορτισμένης ημέρας χωρίς περιθώριο απάντησης. Εξηγήστε από την αρχή τον σκοπό: να κατανοήσετε το κενό και να συμφωνήσετε τι χρειάζεται να αλλάξει.
Μια χρήσιμη σειρά είναι η εξής:
- Περιγράψτε το γεγονός. Αναφέρετε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, εργασία και αποτέλεσμα.
- Εξηγήστε την επίδραση. Συνδέστε το θέμα με ποιότητα, πελάτη, ασφάλεια, κόστος ή ροή εργασίας, χωρίς υπερβολή.
- Ζητήστε την οπτική του εργαζομένου. Ρωτήστε τι συνέβη, τι εμπόδια υπήρχαν και τι υποστήριξη θεωρεί χρήσιμη.
- Διευκρινίστε την προσδοκία. Πείτε τι πρέπει να γίνεται στο εξής με μετρήσιμους ή παρατηρήσιμους όρους.
- Συμφωνήστε το επόμενο βήμα. Ορίστε ενέργεια, υπεύθυνο και χρόνο επανελέγχου.
Ένα ήρεμο άνοιγμα μπορεί να είναι: «Θέλω να συζητήσουμε τις τελευταίες παραδόσεις, να καταλάβω τι δυσκολεύει τη διαδικασία και να συμφωνήσουμε ένα πρακτικό επόμενο βήμα». Αποφύγετε χαρακτηρισμούς για τον χαρακτήρα, συγκρίσεις με συναδέλφους και απειλές που δεν ανταποκρίνονται στο στάδιο της διαδικασίας.
Ακούστε χωρίς να έχετε προαποφασίσει την αιτία. Η αποδοχή μιας εξήγησης ως στοιχείου προς εξέταση δεν σημαίνει ότι αγνοείται η ευθύνη. Σημαίνει ότι η λύση θα στοχεύσει το πραγματικό εμπόδιο. Αν προκύψει πληροφορία που χρειάζεται ξεχωριστό χειρισμό, μην πιέσετε για λεπτομέρειες μπροστά σε τρίτους.
Πλάνο βελτίωσης που μπορεί να εφαρμοστεί
Ένα πλάνο βελτίωσης πρέπει να είναι σύντομο και συγκεκριμένο. Δεν είναι κατάλογος όλων των αδυναμιών που εμφανίστηκαν ποτέ. Επιλέξτε τις λίγες αλλαγές που επηρεάζουν περισσότερο τη δουλειά και μπορούν να παρατηρηθούν μέσα σε λογικό διάστημα.
Για κάθε στόχο καταγράψτε:
- το επιθυμητό αποτέλεσμα ή συμπεριφορά με σαφή παραδείγματα,
- τον τρόπο με τον οποίο θα αξιολογηθεί η πρόοδος,
- την εκπαίδευση, τα εργαλεία, τον χρόνο ή την καθοδήγηση που θα δοθούν,
- τα ενδιάμεσα check-ins και την ημερομηνία συνολικής επανεξέτασης,
- τι θα συμβεί αν υπάρξει πρόοδος και ποιο μπορεί να είναι το επόμενο βήμα αν δεν υπάρξει.
Παράδειγμα αδύναμου στόχου είναι «να γίνει πιο επαγγελματίας». Πιο χρήσιμος στόχος είναι «να απαντά στα αιτήματα πελατών μέσα στον συμφωνημένο χρόνο, να χρησιμοποιεί το εγκεκριμένο πρότυπο και να κλιμακώνει τα περιστατικά που δεν μπορεί να λύσει». Η μέτρηση πρέπει να εξετάζει ποιότητα και όχι μόνο αριθμό εργασιών.
Ο χρόνος βελτίωσης πρέπει να ταιριάζει με τη φύση του θέματος. Μια απλή αλλαγή διαδικασίας μπορεί να φανεί γρήγορα, ενώ μια νέα τεχνική δεξιότητα χρειάζεται εκπαίδευση και εξάσκηση. Μην ορίζετε στόχους που εξαρτώνται αποκλειστικά από αποφάσεις πελατών, συνθήκες αγοράς ή πόρους που δεν ελέγχει ο εργαζόμενος.
Ζητήστε από τον εργαζόμενο να επαναλάβει με δικά του λόγια τι συμφωνήθηκε. Αυτό αποκαλύπτει έγκαιρα διαφορετικές ερμηνείες και δεν πρέπει να χρησιμοποιείται ως τεστ υπακοής. Αν υπάρχει επίσημο έγγραφο, δώστε χρόνο να το διαβάσει και εξηγήστε πώς μπορεί να θέσει ερωτήσεις ή να καταγράψει τη θέση του.
Παρακολούθηση, feedback και τεκμηρίωση
Τα τακτικά, σύντομα check-ins είναι πιο χρήσιμα από μία μεγάλη συζήτηση στο τέλος. Εξετάστε τα ίδια συμφωνημένα στοιχεία, αναγνωρίστε συγκεκριμένη πρόοδο και διορθώστε εγκαίρως ό,τι παραμένει. Αν ο εργαζόμενος πετυχαίνει τον στόχο, πείτε ποια ακριβώς αλλαγή παρατηρήθηκε ώστε να μπορεί να τη διατηρήσει.
Η τεκμηρίωση πρέπει να είναι ακριβής, αναγκαία και ουδέτερη. Καταγράψτε ημερομηνίες, παραδείγματα, την άποψη του εργαζομένου, την υποστήριξη που προσφέρθηκε και τα επόμενα βήματα. Αποφύγετε προσβλητικούς χαρακτηρισμούς, άσχετες προσωπικές πληροφορίες ή συμπεράσματα που δεν στηρίζονται σε γεγονότα. Περιορίστε την πρόσβαση και ακολουθήστε την πολιτική διατήρησης της επιχείρησης.
Εφαρμόστε παρόμοια κριτήρια σε παρόμοιες περιπτώσεις, λαμβάνοντας υπόψη τις πραγματικές διαφορές ρόλου και συνθηκών. Ελέγξτε αν η κρίση επηρεάζεται από στυλ επικοινωνίας, ηλικία, φύλο, αναπηρία, εθνική καταγωγή, οικογενειακή κατάσταση ή άλλο χαρακτηριστικό που δεν αποτελεί απαίτηση της εργασίας.
Αν αλλάξει η προτεραιότητα, προκύψει τεχνικό πρόβλημα ή δεν παρασχεθεί η συμφωνημένη υποστήριξη, ενημερώστε το πλάνο. Δεν είναι δίκαιο να αξιολογείται κάποιος με βάση όρους που η ίδια η επιχείρηση δεν τήρησε.
Όταν δεν υπάρχει επαρκής πρόοδος
Πριν από κλιμάκωση, επανεξετάστε ολόκληρη τη διαδρομή. Ήταν ξεκάθαρη η προσδοκία; Υπήρχαν επαρκή και συγκρίσιμα στοιχεία; Δόθηκε η υποστήριξη που συμφωνήθηκε; Ήταν ρεαλιστικός ο χρόνος; Ακούστηκε η θέση του εργαζομένου; Αν κάποιο από αυτά λείπει, διορθώστε πρώτα το κενό.
Αν το ζήτημα παραμένει, ακολουθήστε τη σύμβαση, την πολιτική της επιχείρησης και τη διαδικασία που εφαρμόζεται στη συγκεκριμένη περίπτωση. Μην υπόσχεστε ότι ένα τυποποιημένο πλάνο εξασφαλίζει συγκεκριμένο νομικό αποτέλεσμα. Η ονομασία ενός εγγράφου ή η συμπλήρωση ενός προτύπου δεν αντικαθιστά μια δίκαιη και κατάλληλη διαδικασία.
Ζητήστε εξειδικευμένη συμβουλή πριν από μη αναστρέψιμη απόφαση, ιδίως όταν εμπλέκονται καταγγελίες διάκρισης ή παρενόχλησης, θέμα υγείας ή αναπηρίας, αίτημα προσαρμογής, άδεια, εγκυμοσύνη, εκπροσώπηση εργαζομένου, πειθαρχικό ζήτημα ή πιθανός τερματισμός. Οι λεπτομέρειες και το ισχύον πλαίσιο έχουν σημασία.
Αν η ανάλυση δείξει ότι η επιχείρηση χρειάζεται διαφορετικό ή πρόσθετο ρόλο, ξεκαθαρίστε πρώτα τις αρμοδιότητες. Για πραγματική νέα θέση μπορείτε να δημοσιεύσετε αγγελία στο Alpha.jobs και να λάβετε τις αιτήσεις που υποβάλλονται σε αυτή. Αυτό είναι ξεχωριστό από τη δίκαιη διαχείριση της απόδοσης του υφιστάμενου εργαζομένου.
Συχνές ερωτήσεις
Πότε θεωρείται χαμηλή η απόδοση;
Όταν υπάρχει σαφές και επαναλαμβανόμενο κενό ανάμεσα σε γνωστή, εύλογη απαίτηση της θέσης και στο πραγματικό αποτέλεσμα. Ένα μεμονωμένο λάθος και μια ασαφής προσδοκία είναι διαφορετικές περιπτώσεις· κανένα από τα δύο δεν αρκεί από μόνο του για γενικό συμπέρασμα.
Πόσο πρέπει να διαρκεί ένα πλάνο βελτίωσης;
Δεν υπάρχει μία σωστή διάρκεια για κάθε περίπτωση. Εξαρτάται από τη δεξιότητα, τη σοβαρότητα, τον χρόνο μάθησης, τη συχνότητα με την οποία μπορεί να παρατηρηθεί το αποτέλεσμα και την υποστήριξη που παρέχεται.
Τι κάνω αν ο εργαζόμενος διαφωνεί με τα στοιχεία;
Ζητήστε τη δική του εκδοχή και οποιαδήποτε σχετικά στοιχεία, ελέγξτε τις πηγές και καταγράψτε τη διαφωνία με ουδέτερο τρόπο. Η διαφωνία δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται αυτόματα ως νέο παράπτωμα.
Μπορώ να συζητήσω το θέμα με την υπόλοιπη ομάδα;
Οι ατομικές λεπτομέρειες πρέπει να περιορίζονται στα πρόσωπα που χρειάζεται να τις γνωρίζουν. Μπορείτε να διευκρινίσετε μια κοινή διαδικασία ή προτεραιότητα στην ομάδα χωρίς να εκθέσετε συγκεκριμένο εργαζόμενο.
Πότε χρειάζεται επαγγελματική ή νομική συμβουλή;
Πριν από επίσημη ενέργεια με σοβαρές συνέπειες και όταν η περίπτωση αγγίζει ειδικές υποχρεώσεις, ευαίσθητα δεδομένα, υγεία, αναπηρία, διάκριση, παρενόχληση ή τερματισμό. Η συμβουλή πρέπει να βασίζεται στα πραγματικά δεδομένα της συγκεκριμένης σχέσης εργασίας.