Μια πρόσληψη μπορεί να αποδειχθεί ακατάλληλη όταν οι πραγματικές απαιτήσεις της θέσης, οι δεξιότητες του εργαζομένου και οι συνθήκες συνεργασίας δεν ταιριάζουν. Το κόστος δεν περιορίζεται στη δημοσίευση της αγγελίας ή στον χρόνο των συνεντεύξεων. Περιλαμβάνει την ένταξη, την εκπαίδευση, τον χρόνο της ομάδας, τις καθυστερήσεις και, αν η συνεργασία λήξει, την επανάληψη της διαδικασίας.
Ο σωστός υπολογισμός βοηθά την επιχείρηση να εντοπίσει πού δημιουργούνται απώλειες και να βελτιώσει τη διαδικασία πρόσληψης. Δεν πρέπει να χρησιμοποιείται για να αποδοθεί μονομερώς ευθύνη στον εργαζόμενο. Συχνά το πρόβλημα ξεκινά από ασαφή καθήκοντα, βιαστική επιλογή, ελλιπή ενημέρωση ή ανεπαρκές onboarding.
Βασικά συμπεράσματα
Υπολογίστε άμεσο και έμμεσο κόστος. Προσθέστε τις δαπάνες προσέλκυσης, επιλογής, ένταξης, εκπαίδευσης, μειωμένης παραγωγικότητας, αποχώρησης και νέας αναζήτησης.
Χρησιμοποιήστε πραγματικά στοιχεία της επιχείρησης. Οι γενικοί πολλαπλασιαστές μισθού δεν αντικαθιστούν τα δεδομένα από το δικό σας τμήμα, τον συγκεκριμένο ρόλο και τη χρονική περίοδο που εξετάζετε.
Αναζητήστε τη ρίζα του προβλήματος. Ελέγξτε αν η περιγραφή θέσης, τα κριτήρια επιλογής, η συνέντευξη και το onboarding ήταν σαφή και συνεπή.
Συγκρίνετε υποψηφίους με κοινά κριτήρια. Μια δομημένη διαδικασία κρατά τη σύγκριση συνδεδεμένη με τα συμφωνημένα κριτήρια και τα στοιχεία κάθε υποψηφίου.
Περιεχόμενα
Τι περιλαμβάνει το κόστος μιας ακατάλληλης πρόσληψης
Για πρακτικούς σκοπούς, θεωρήστε ως κόστος πρόσληψης κάθε επιπλέον δαπάνη ή δεσμευμένο χρόνο που προέκυψε επειδή η θέση δεν καλύφθηκε με βιώσιμο τρόπο. Η μέτρηση πρέπει να έχει σαφή περίοδο αναφοράς και να βασίζεται σε στοιχεία που μπορούν να εξηγηθούν.
Οι βασικές κατηγορίες είναι:
• Προσέλκυση και επιλογή: αγγελία, χρόνος προετοιμασίας, screening, συνεντεύξεις, δοκιμασίες και έλεγχοι που σχετίζονται με τη θέση.
• Ένταξη και εκπαίδευση: χρόνος προϊσταμένου και συναδέλφων, υλικό εκπαίδευσης, εξοπλισμός και πρόσβαση σε συστήματα.
• Παραγωγικότητα και διορθώσεις: καθυστερήσεις, επανάληψη εργασίας, πρόσθετη επίβλεψη και κάλυψη καθηκόντων από άλλα μέλη της ομάδας.
• Αποχώρηση: διοικητική διαχείριση, παράδοση εργασιών και υποχρεώσεις που ισχύουν για τη συγκεκριμένη περίπτωση.
• Νέα αναζήτηση: το κόστος επανεκκίνησης της διαδικασίας μέχρι να καλυφθεί ξανά η θέση.
Μην συμπεριλαμβάνετε αόριστες εκτιμήσεις που δεν μπορείτε να τεκμηριώσετε. Αν μια επίπτωση, όπως η επιβάρυνση της ομάδας ή η καθυστέρηση ενός έργου, δεν μπορεί να μετατραπεί αξιόπιστα σε ποσό, καταγράψτε τη χωριστά ως λειτουργικό αντίκτυπο.
Πρακτικός τύπος υπολογισμού
Ένα απλό μοντέλο είναι το ακόλουθο:
Συνολικό κόστος = κόστος προσέλκυσης και επιλογής + κόστος ένταξης και εκπαίδευσης + κόστος πρόσθετης επίβλεψης ή διορθώσεων + κόστος αποχώρησης + κόστος νέας αναζήτησης.
Για να μην καταμετρήσετε την ίδια δαπάνη δύο φορές, ορίστε έναν υπεύθυνο για κάθε κατηγορία και κρατήστε σημείωση για την πηγή κάθε ποσού. Για τον χρόνο εργασίας μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πραγματικό εσωτερικό κόστος ανά ώρα, εφόσον η επιχείρηση το υπολογίζει με σταθερό τρόπο.
Προσέλκυση: Στοιχεία που συλλέγονται: Δημοσίευση, δημιουργικό, χρόνος σύνταξης · Πηγή: Τιμολόγια και καταγραφή χρόνου
Επιλογή: Στοιχεία που συλλέγονται: Screening, συνεντεύξεις, δοκιμασίες · Πηγή: Ημερολόγια και ώρες συμμετεχόντων
Onboarding: Στοιχεία που συλλέγονται: Εκπαίδευση, εξοπλισμός, χρόνος υποστήριξης · Πηγή: HR, IT και προϊστάμενος
Λειτουργικός αντίκτυπος: Στοιχεία που συλλέγονται: Διορθώσεις, καθυστερήσεις, πρόσθετη κάλυψη · Πηγή: Ομάδα και υπεύθυνος έργου
Αποχώρηση και αντικατάσταση: Στοιχεία που συλλέγονται: Διαχείριση αποχώρησης και νέα διαδικασία · Πηγή: HR, μισθοδοσία και υπεύθυνος πρόσληψης
Παράδειγμα χωρίς αυθαίρετους πολλαπλασιαστές
Ας υποθέσουμε ότι μια επιχείρηση θέλει να αξιολογήσει μια πρόσληψη που έληξε νωρίτερα από το αναμενόμενο. Αντί να εφαρμόσει έναν γενικό κανόνα, καταγράφει χωριστά:
• το πραγματικό κόστος της αγγελίας και των υπόλοιπων ενεργειών προσέλκυσης,
• τις ώρες που αφιέρωσαν HR, προϊστάμενος και συνεντευκτές,
• τον χρόνο εκπαίδευσης και υποστήριξης,
• τις τεκμηριωμένες ώρες διορθώσεων ή πρόσθετης κάλυψης,
• το διοικητικό κόστος αποχώρησης,
• και το κόστος της νέας διαδικασίας πρόσληψης.
Το άθροισμα δίνει μια ελέγξιμη εικόνα του άμεσου κόστους. Οι επιπτώσεις που δεν μπορούν να αποτιμηθούν αξιόπιστα καταγράφονται σε ξεχωριστό πεδίο, ώστε να μη μετατρέπονται σε αυθαίρετους αριθμούς.
Πού συνήθως ξεκινά το πρόβλημα
Ασαφής περιγραφή θέσης
Αν η περιγραφή θέσης εργασίας δεν εξηγεί τις βασικές ευθύνες, τη γραμμή αναφοράς, το ωράριο, τον τόπο εργασίας και τα πραγματικά απαραίτητα προσόντα, οι υποψήφιοι δεν μπορούν να κρίνουν αν ο ρόλος τους ταιριάζει. Η ομάδα επιλογής επίσης δυσκολεύεται να αξιολογήσει με συνέπεια.
Κριτήρια που αλλάζουν κατά τη διαδικασία
Όταν κάθε συνεντευκτής αναζητά διαφορετικά χαρακτηριστικά ή προστίθενται νέες απαιτήσεις μετά τη δημοσίευση, η απόφαση γίνεται ασυνεπής. Συμφωνήστε από πριν ποια στοιχεία είναι απαραίτητα, ποια μπορούν να αναπτυχθούν και πώς θα αποδεικνύονται.
Βιαστική απόφαση χωρίς επαρκή στοιχεία
Η ανάγκη γρήγορης κάλυψης δεν σημαίνει ότι πρέπει να παραλειφθούν τα βασικά στάδια. Μια σύντομη αλλά δομημένη συνέντευξη και ένα σχετικό δείγμα εργασίας μπορούν να δώσουν καλύτερη εικόνα από πολλές αόριστες συζητήσεις.
Ελλιπής ενημέρωση και onboarding
Μια πρόσληψη μπορεί να φαίνεται ακατάλληλη επειδή ο εργαζόμενος δεν έλαβε σαφείς προτεραιότητες, πρόσβαση στα σωστά εργαλεία ή έγκαιρη ανατροφοδότηση. Πριν αποδοθεί το αποτέλεσμα στην επιλογή του προσώπου, εξετάστε και τις συνθήκες ένταξης.
Πώς να μειώσετε τον κίνδυνο πριν από την πρόσληψη
1. Ορίστε το αποτέλεσμα του ρόλου. Καταγράψτε τι πρέπει να έχει επιτευχθεί στους πρώτους μήνες και ποια καθήκοντα είναι πραγματικά κρίσιμα.
2. Χωρίστε τα κριτήρια σε απαραίτητα και επιθυμητά. Αποφύγετε μια μεγάλη λίστα απαιτήσεων που δεν συνδέονται με την καθημερινή εργασία.
3. Χρησιμοποιήστε κοινή scorecard. Βαθμολογήστε όλους τους υποψηφίους στα ίδια βασικά κριτήρια και καταγράψτε σύντομη αιτιολόγηση.
4. Κάντε δομημένη συνέντευξη. Ρωτήστε για συγκεκριμένα παραδείγματα και δώστε σε όλους παρόμοια ευκαιρία να εξηγήσουν την εμπειρία τους.
5. Χρησιμοποιήστε σχετικό δείγμα εργασίας όπου χρειάζεται. Η άσκηση πρέπει να είναι σύντομη, αναλογική και να μην αποτελεί δωρεάν παραγωγική εργασία για την επιχείρηση.
6. Παρουσιάστε ρεαλιστικά τη θέση. Εξηγήστε απαιτήσεις, ωράριο, τόπο εργασίας, προκλήσεις και τρόπο συνεργασίας χωρίς υπερβολές.
7. Σχεδιάστε το onboarding νέου υπαλλήλου πριν από την έναρξη. Ορίστε υπεύθυνο, πρόσβαση, εκπαίδευση, προτεραιότητες και σημεία ανατροφοδότησης.
Τι να εξετάσετε όταν μια πρόσληψη δεν εξελιχθεί καλά
Κάντε μια σύντομη ανασκόπηση της διαδικασίας με ουδέτερο τρόπο. Συγκρίνετε την αγγελία, τη scorecard, τις σημειώσεις της συνέντευξης, τις πραγματικές απαιτήσεις που εμφανίστηκαν μετά την έναρξη και το πλάνο onboarding. Αναζητήστε συγκεκριμένες αποκλίσεις αντί για γενικούς χαρακτηρισμούς.
Χρήσιμες ερωτήσεις είναι:
• Ήταν οι βασικές ευθύνες και οι συνθήκες εργασίας σαφείς πριν από την αίτηση;
• Μετρήθηκαν τα ίδια κριτήρια για όλους τους υποψηφίους;
• Επαληθεύτηκαν οι κρίσιμες δεξιότητες με σχετικό τρόπο;
• Δόθηκαν οι απαραίτητοι πόροι, η εκπαίδευση και η ανατροφοδότηση;
• Υπήρξε αλλαγή στον ρόλο ή στις προτεραιότητες μετά την πρόσληψη;
Το αποτέλεσμα της ανασκόπησης πρέπει να είναι μια συγκεκριμένη αλλαγή στη διαδικασία, όπως καθαρότερη αγγελία, κοινή κλίμακα αξιολόγησης ή πληρέστερο πλάνο ένταξης.
Ξεκινήστε με σαφή αγγελία εργασίας
Στο Alpha.jobs οι εργοδότες μπορούν να δημοσιεύσουν αγγελία εργασίας και να λάβουν τις αιτήσεις που υποβάλλονται σε αυτή. Περιγράψτε με ακρίβεια τον ρόλο, τις βασικές ευθύνες, τα απαραίτητα προσόντα, τον τόπο και τη μορφή εργασίας, ώστε οι υποψήφιοι να μπορούν να αξιολογήσουν αν η θέση τους ταιριάζει.
Μπορείτε επίσης να εξετάσετε τις τρέχουσες αγγελίες εργασίας στην Κύπρο για να δείτε πώς παρουσιάζονται παρόμοιοι ρόλοι. Η τελική περιγραφή πρέπει πάντοτε να αντανακλά τις πραγματικές ανάγκες και τους όρους της δικής σας επιχείρησης.
Συχνές ερωτήσεις
Υπάρχει ένας σταθερός πολλαπλασιαστής μισθού για το κόστος κακής πρόσληψης;
Όχι ένας που να είναι αξιόπιστος για κάθε ρόλο και επιχείρηση. Το κόστος διαφέρει ανάλογα με τη διάρκεια, την εκπαίδευση, την επίδραση στην ομάδα, τις υποχρεώσεις αποχώρησης και τη δυσκολία αντικατάστασης. Χρησιμοποιήστε πραγματικά εσωτερικά στοιχεία και καταγράψτε τις παραδοχές σας.
Πρέπει να μετράμε και τον χρόνο των συναδέλφων;
Ναι, όταν υπάρχει τεκμηριωμένος πρόσθετος χρόνος για εκπαίδευση, επίβλεψη, διορθώσεις ή κάλυψη καθηκόντων. Αποφύγετε όμως τη διπλή καταμέτρηση και χρησιμοποιήστε σταθερή μέθοδο αποτίμησης.
Πώς ξεχωρίζουμε μια ακατάλληλη πρόσληψη από ένα ανεπαρκές onboarding;
Εξετάστε αν ο ρόλος ήταν σαφής, αν δόθηκαν τα απαραίτητα εργαλεία, αν υπήρξε εκπαίδευση και αν οι προσδοκίες εξηγήθηκαν εγκαίρως. Αν αυτά έλειπαν, το αποτέλεσμα δεν μπορεί να αποδοθεί μόνο στην επιλογή του υποψηφίου.
Ποιο είναι το πρώτο βήμα για να μειωθεί το κόστος;
Ξεκινήστε από τη σαφή περιγραφή του ρόλου και μια κοινή scorecard πριν δημοσιευτεί η αγγελία. Έτσι η ομάδα γνωρίζει τι αναζητά και οι υποψήφιοι λαμβάνουν συνεπή πληροφόρηση.