Ένα πρόγραμμα mentoring στην εταιρεία μπορεί να βοηθήσει εργαζομένους να κατανοήσουν καλύτερα τον οργανισμό, να αναπτύξουν δεξιότητες και να προετοιμαστούν για νέες ευθύνες. Δεν είναι όμως μια σειρά ανεπίσημων συζητήσεων χωρίς στόχο ούτε υπόσχεση προαγωγής. Χρειάζεται σαφής σκοπός, κατάλληλη αντιστοίχιση mentor και mentee, όρια εμπιστευτικότητας, πρακτικό πρόγραμμα και τακτικός έλεγχος.
Ο οδηγός αυτός παρουσιάζει μια ολοκληρωμένη διαδικασία υλοποίησης για εργοδότες και ομάδες ανθρώπινου δυναμικού στην Κύπρο. Βασίζεται στη διάκριση ανάμεσα στο mentoring, το coaching και τη διαχείριση απόδοσης, ώστε κάθε εργαλείο να χρησιμοποιείται για τον σωστό λόγο. Οι λεπτομέρειες πρέπει να προσαρμόζονται στο μέγεθος, στους ρόλους και στις πολιτικές κάθε οργανισμού.
Βασικά σημεία πριν ξεκινήσετε
Ορίστε ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα. Ένα πρόγραμμα μπορεί να υποστηρίζει την ένταξη, την ανάπτυξη ηγετικών δεξιοτήτων, τη μεταφορά γνώσης ή την επαγγελματική κατεύθυνση. Δεν χρειάζεται να προσπαθεί να λύσει όλα τα θέματα ταυτόχρονα.
Κρατήστε διακριτούς τους ρόλους. Ο mentor μοιράζεται εμπειρία, ακούει και βοηθά τον mentee να εξετάσει επιλογές. Δεν αντικαθιστά τον προϊστάμενο, τον εκπαιδευτή, τον σύμβουλο ψυχικής υγείας ή τον υπεύθυνο μιας επίσημης διαδικασίας.
Δώστε δομή χωρίς υπερβολική γραφειοκρατία. Μια σύντομη συμφωνία, σταθερός ρυθμός συναντήσεων, στόχοι και σημεία επανεξέτασης είναι συνήθως πιο χρήσιμα από ένα βαρύ σύστημα αναφορών.
Μετρήστε την ποιότητα της εφαρμογής. Ελέγξτε αν οι συναντήσεις πραγματοποιούνται, αν οι συμμετέχοντες αισθάνονται ασφαλείς να συζητήσουν και αν οι ενέργειες συνδέονται με τον αρχικό σκοπό.
Περιεχόμενα
Επιλογή και αντιστοίχιση συμμετεχόντων
Δομή συναντήσεων και πρακτικό template
Διαχείριση προβλημάτων και απόδοσης
Τι είναι το mentoring και ποιον σκοπό εξυπηρετεί
Το mentoring είναι μια αναπτυξιακή σχέση στην οποία ένα άτομο με σχετική εμπειρία βοηθά ένα άλλο να σκεφτεί στόχους, επιλογές, προκλήσεις και επόμενα βήματα. Η καθοδήγηση του CIPD για coaching και mentoring εξηγεί ότι οι δύο προσεγγίσεις έχουν κοινά στοιχεία, αλλά διαφέρουν ως προς την έμφαση και τη σχέση. Το mentoring συχνά αξιοποιεί την εμπειρία του mentor σε ευρύτερα ζητήματα καριέρας ή οργανωτικού πλαισίου.
Πριν δημιουργηθεί πρόγραμμα, η εταιρεία πρέπει να περιγράψει το πρόβλημα που θέλει να αντιμετωπίσει. Για νέους εργαζομένους μπορεί να είναι η κατανόηση της κουλτούρας και των άτυπων διαδικασιών. Για μελλοντικούς managers μπορεί να είναι η έκθεση σε διαφορετικές αποφάσεις και ο αναστοχασμός πάνω σε πραγματικές εμπειρίες. Για τεχνικές ομάδες μπορεί να είναι η διατήρηση και μεταφορά γνώσης που δεν βρίσκεται εύκολα σε εγχειρίδια.
Το mentoring δεν πρέπει να χρησιμοποιείται για να παρακαμφθεί η εκπαίδευση που απαιτεί ο ρόλος, η επίσημη εποπτεία ή η ευθύνη του manager για σαφείς στόχους και ανατροφοδότηση. Επίσης δεν είναι κατάλληλο ως κρυφή διαδικασία αξιολόγησης. Αν οι συμμετέχοντες πιστεύουν ότι κάθε συζήτηση καταγράφεται για αποφάσεις απόδοσης ή προαγωγής, η ειλικρίνεια της σχέσης μειώνεται.
Ο οργανισμός χρειάζεται να εξηγήσει τι είναι εμπιστευτικό, ποια θέματα πρέπει να κλιμακώνονται και ποιος υποστηρίζει τα ζευγάρια όταν εμφανίζεται δυσκολία. Ζητήματα ασφάλειας, παρενόχλησης, διάκρισης, σοβαρού κινδύνου ή παραβίασης πολιτικής δεν μπορούν να μένουν σε ένα αόριστο πλαίσιο απόλυτης εμπιστευτικότητας.
Πώς σχεδιάζεται ένα εφαρμόσιμο πρόγραμμα mentoring
Ξεκινήστε με ένα σύντομο πρόγραμμα-χάρτη. Περιγράψτε τον σκοπό, ποιοι μπορούν να συμμετάσχουν, τη διάρκεια, τον αναμενόμενο ρυθμό συναντήσεων, τον τρόπο αντιστοίχισης και το σημείο στο οποίο θα γίνει επανεξέταση. Αποφασίστε αν η συμμετοχή είναι προαιρετική και εξηγήστε τι σημαίνει πρακτικά η αποχώρηση χωρίς αρνητική συνέπεια.
Ορίστε έναν συντονιστή που θα απαντά σε ερωτήσεις, θα παρακολουθεί αν τα ζευγάρια ξεκίνησαν και θα διευκολύνει μια αλλαγή αντιστοίχισης. Ο συντονιστής δεν χρειάζεται να λαμβάνει αναλυτικό περιεχόμενο των συναντήσεων. Χρειάζεται μόνο τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για τη λειτουργία, την ασφάλεια και τη βελτίωση του προγράμματος.
Προετοιμάστε mentors και mentees πριν από την πρώτη συνάντηση. Οι mentors χρειάζονται πρακτική στην ενεργητική ακρόαση, στις ανοιχτές ερωτήσεις, στην ανατροφοδότηση και στα όρια του ρόλου. Οι mentees χρειάζεται να γνωρίζουν ότι έχουν ευθύνη για την ατζέντα, τις ερωτήσεις και τις ενέργειες που συμφωνούνται. Και οι δύο πλευρές πρέπει να μπορούν να αναγνωρίσουν πότε χρειάζεται άλλη μορφή υποστήριξης.
Template προγράμματος: «Σκοπός: ποια ανάγκη υπηρετεί. Συμμετέχοντες: ποιοι μπορούν να αιτηθούν. Διάρκεια: πότε ξεκινά και πότε επανεξετάζεται. Συναντήσεις: προτεινόμενος ρυθμός και διάρκεια. Εμπιστευτικότητα: τι μένει στη σχέση και ποιες είναι οι εξαιρέσεις. Υποστήριξη: ποιος βοηθά σε πρόβλημα ή αλλαγή ζευγαριού. Αξιολόγηση: ποιες σύντομες ενδείξεις θα ελεγχθούν».
Αν το πρόγραμμα συνδέεται με ανάπτυξη ρόλων που η εταιρεία σκοπεύει να καλύψει, η ανάγκη πρέπει να αποτυπώνεται με σαφήνεια και στις αγγελίες. Οι εργοδότες μπορούν να δημοσιεύουν θέσεις εργασίας στο Alpha.jobs, περιγράφοντας τις πραγματικές αρμοδιότητες, την εκπαίδευση και τις διαθέσιμες διαδρομές ανάπτυξης χωρίς να υπόσχονται αποτέλεσμα που δεν έχει εγκριθεί.
Επιλογή mentor και σωστή αντιστοίχιση
Ο καλύτερος mentor δεν είναι αυτομάτως ο ανώτερος σε βαθμίδα ή ο καλύτερος τεχνικός. Χρειάζεται σχετική εμπειρία, διάθεση να ακούσει, χρόνο, σεβασμό στα όρια και ικανότητα να βοηθά χωρίς να επιβάλλει τη δική του διαδρομή. Η εταιρεία πρέπει να αποφεύγει να φορτώνει συνεχώς τα ίδια άτομα με αόρατη αναπτυξιακή εργασία.
Η αντιστοίχιση μπορεί να βασίζεται στην κατεύθυνση ανάπτυξης, στο είδος εμπειρίας, στον τρόπο επικοινωνίας και σε πιθανές συγκρούσεις συμφερόντων. Σε ορισμένες περιπτώσεις είναι χρήσιμο ο mentor να βρίσκεται εκτός της άμεσης γραμμής διοίκησης, ώστε ο mentee να μπορεί να εξερευνά ερωτήσεις χωρίς να αισθάνεται ότι αξιολογείται από τον προϊστάμενό του.
Δώστε στο ζευγάρι μια πρώτη δοκιμαστική συνάντηση και εύκολη δυνατότητα αλλαγής χωρίς να απαιτείται προσωπική αιτιολόγηση. Μια αντιστοίχιση μπορεί να είναι ακατάλληλη χωρίς να φταίει κάποιος. Η έγκαιρη αλλαγή προστατεύει τον χρόνο και την εμπιστοσύνη και των δύο πλευρών.
Δομή συναντήσεων και πρακτικό template
Η πρώτη συνάντηση καθορίζει τον τρόπο συνεργασίας. Συζητήστε τον στόχο, το τι περιμένει κάθε πλευρά, τη συχνότητα, τον τρόπο επικοινωνίας και τα όρια εμπιστευτικότητας. Συμφωνήστε ποιος κλείνει τις συναντήσεις και πώς θα καταγράφονται οι ενέργειες. Οι προσωπικές σημειώσεις πρέπει να είναι περιορισμένες και να προστατεύονται.
Μια σταθερή ατζέντα βοηθά χωρίς να κάνει τη συζήτηση μηχανική. Ο mentee φέρνει ένα πραγματικό θέμα, περιγράφει τι έχει ήδη δοκιμάσει και ζητά συγκεκριμένο είδος βοήθειας. Ο mentor κάνει ερωτήσεις, μοιράζεται εμπειρία όταν είναι χρήσιμη και βοηθά να εξεταστούν επιλογές και συνέπειες. Η συνάντηση ολοκληρώνεται με μία ή δύο ενέργειες και ημερομηνία επανελέγχου.
Template συνάντησης: «Τι άλλαξε από την προηγούμενη φορά; Ποιο θέμα χρειάζεται σήμερα προσοχή; Ποιο αποτέλεσμα θέλει ο mentee από τη συζήτηση; Ποιες επιλογές υπάρχουν; Ποιο είναι το μικρότερο ασφαλές επόμενο βήμα; Τι θα κάνει ο mentee, τι μπορεί να υποστηρίξει ο mentor και πότε θα γίνει επανέλεγχος;».
Ο mentor δεν χρειάζεται να έχει έτοιμη απάντηση σε κάθε θέμα. Μπορεί να βοηθήσει τον mentee να βρει τον σωστό άνθρωπο, να προετοιμάσει μια δύσκολη συζήτηση ή να δοκιμάσει μια νέα προσέγγιση. Η ποιότητα της σχέσης φαίνεται στην καλύτερη σκέψη και δράση, όχι στον αριθμό των συμβουλών.
Όταν υπάρχει δυσκολία, σύγκρουση ή θέμα απόδοσης
Αν οι συναντήσεις ακυρώνονται επανειλημμένα, ο συντονιστής μπορεί να ελέγξει αν το πρόβλημα είναι χρόνος, ασαφής στόχος ή κακή αντιστοίχιση. Αν η συζήτηση γίνεται μονόπλευρη, το ζευγάρι χρειάζεται να επαναφέρει τη συμφωνία: ο mentee φέρνει την ατζέντα και ο mentor δημιουργεί χώρο για σκέψη αντί να παραδίδει διάλεξη.
Όταν ο mentee αναφέρει δυσκολία στην απόδοση, ο mentor μπορεί να τον βοηθήσει να προετοιμαστεί για συζήτηση με τον manager, να ξεκαθαρίσει προσδοκίες και να σχεδιάσει ενέργειες. Δεν πρέπει όμως να διεξάγει ανεπίσημη πειθαρχική διαδικασία ή να υποκαθιστά την ευθύνη διοίκησης. Η καθοδήγηση της Acas για προβλήματα απόδοσης τονίζει τη σημασία της έγκαιρης, υποστηρικτικής συζήτησης, της κατανόησης των αιτιών και των σαφών επόμενων βημάτων. Πρόκειται για πρακτική καθοδήγηση και όχι για δήλωση του κυπριακού δικαίου.
Αν mentor και mentee έχουν σύγκρουση ρόλων, εξάρτηση σε απόφαση αμοιβής ή άμεση σχέση αξιολόγησης που εμποδίζει την ειλικρίνεια, εξετάστε νέα αντιστοίχιση. Αν προκύψει σοβαρό θέμα συμπεριφοράς ή ασφάλειας, ακολουθείται η αρμόδια εταιρική διαδικασία και, όπου χρειάζεται, ζητείται κατάλληλη επαγγελματική συμβουλή.
Η εταιρεία πρέπει επίσης να προσέχει την ισότιμη πρόσβαση. Αν το mentoring διατίθεται μόνο σε όσους έχουν ήδη ισχυρές άτυπες σχέσεις, μπορεί να ενισχύσει υπάρχουσες ανισότητες. Δημοσιοποιήστε τα κριτήρια, επιτρέψτε εκδήλωση ενδιαφέροντος και παρακολουθήστε ποιοι συμμετέχουν και ποιοι μένουν εκτός, χωρίς να βγάζετε συμπεράσματα από μικρούς αριθμούς.
Πώς αξιολογείται και βελτιώνεται το πρόγραμμα
Η αξιολόγηση αρχίζει από τον αρχικό σκοπό. Αν ο στόχος ήταν η ένταξη, εξετάστε αν οι συμμετέχοντες βρίσκουν γρηγορότερα τις σωστές πληροφορίες και κατανοούν καλύτερα τις σχέσεις συνεργασίας. Αν ήταν η ανάπτυξη δεξιοτήτων, ζητήστε παραδείγματα εφαρμογής και ανατροφοδότηση από τον ίδιο τον εργαζόμενο. Μην παρουσιάζετε κάθε αλλαγή ως αποτέλεσμα του mentoring χωρίς άλλο στοιχείο.
Χρησιμοποιήστε σύντομο έλεγχο στην αρχή, στη μέση και στο τέλος. Ρωτήστε αν ο στόχος παραμένει σχετικός, αν ο ρυθμός λειτουργεί, αν η αντιστοίχιση είναι χρήσιμη, αν τα όρια είναι κατανοητά και ποια ενέργεια εφαρμόστηκε. Οι απαντήσεις μπορούν να συλλέγονται με τρόπο που προστατεύει το περιεχόμενο των εμπιστευτικών συζητήσεων.
Template ανασκόπησης: «Ποιος ήταν ο αρχικός στόχος; Ποια συγκεκριμένη ενέργεια δοκιμάστηκε; Τι έμαθε ο mentee; Τι υποστήριξη χρειάζεται τώρα; Λειτουργεί η αντιστοίχιση; Χρειάζεται αλλαγή ρυθμού, στόχου ή ζευγαριού; Ποια βελτίωση πρέπει να κάνει ο οργανισμός στον επόμενο κύκλο;».
Στο τέλος κάθε κύκλου, καταγράψτε λίγες λειτουργικές αποφάσεις: τι πρέπει να παραμείνει, ποια οδηγία ήταν ασαφής, ποια εκπαίδευση χρειάζονται οι mentors και πώς θα γίνει καλύτερη αντιστοίχιση. Μην κρατάτε προσωπικές λεπτομέρειες που δεν χρειάζονται για τη βελτίωση του προγράμματος.
Συχνές ερωτήσεις για προγράμματα mentoring
Πόσο συχνά πρέπει να συναντώνται mentor και mentee;
Δεν υπάρχει ένας ρυθμός για όλες τις σχέσεις. Συμφωνήστε συχνότητα που επιτρέπει εφαρμογή ανάμεσα στις συναντήσεις και επανεξετάστε την αν ο στόχος ή ο φόρτος αλλάξει.
Μπορεί ο άμεσος προϊστάμενος να είναι mentor;
Μπορεί σε ορισμένες περιπτώσεις, αλλά η ευθύνη αξιολόγησης μπορεί να περιορίσει την ειλικρίνεια. Εξετάστε τον σκοπό του προγράμματος, τις συγκρούσεις συμφερόντων και αν ένας mentor εκτός γραμμής διοίκησης είναι καταλληλότερος.
Πρέπει οι συζητήσεις να είναι απολύτως εμπιστευτικές;
Χρειάζονται σαφή εμπιστευτικότητα και εξίσου σαφείς εξαιρέσεις για σοβαρά ζητήματα ασφάλειας, παραβίασης πολιτικής ή άλλες καταστάσεις που απαιτούν κλιμάκωση. Οι συμμετέχοντες πρέπει να γνωρίζουν τα όρια πριν ξεκινήσουν.
Τι γίνεται όταν η αντιστοίχιση δεν λειτουργεί;
Ο συντονιστής προσφέρει απλή διαδικασία αλλαγής χωρίς απόδοση ευθύνης. Μια δοκιμαστική πρώτη συνάντηση και ένα πρώιμο σημείο ελέγχου βοηθούν να εντοπιστεί γρήγορα η ασυμβατότητα.
Πώς ξεκινά μια εταιρεία με μικρό κίνδυνο;
Με έναν περιορισμένο πιλοτικό κύκλο, σαφή σκοπό, εκπαιδευμένους συμμετέχοντες, κοινή συμφωνία και σύντομη αξιολόγηση. Μετά τον κύκλο, διορθώνει τη διαδικασία πριν επεκτείνει τη συμμετοχή.
Ξεκινήστε με ένα μονοσέλιδο πρόγραμμα-χάρτη και μια μικρή ομάδα που μπορεί να υποστηριχθεί σωστά. Αν παράλληλα χρειάζεται να ενισχύσετε την ομάδα με νέο ρόλο, περιγράψτε με ακρίβεια τη θέση και δημοσιεύστε την αγγελία στο Alpha.jobs.