Ο έλεγχος συστάσεων (reference check) είναι ένα από τα τελευταία βήματα μιας προσεκτικής διαδικασίας πρόσληψης. Δεν έχει στόχο να «παγιδεύσει» τον υποψήφιο ούτε να βρει προσωπικές πληροφορίες. Στόχος του είναι να επιβεβαιώσει στοιχεία που σχετίζονται άμεσα με τη θέση, να κατανοήσει καλύτερα τον τρόπο συνεργασίας του υποψηφίου και να φωτίσει σημεία που αξίζει να συζητηθούν πριν από την τελική απόφαση.
Για να έχει πραγματική αξία, το reference check χρειάζεται κοινή δομή, σαφείς ερωτήσεις και ίση μεταχείριση των υποψηφίων. Χρειάζεται επίσης προσεκτικός χειρισμός προσωπικών δεδομένων. Ο υποψήφιος πρέπει να γνωρίζει ότι θα γίνει ο έλεγχος και ο εργοδότης να έχει προσδιορίσει την κατάλληλη νομική βάση και τον σκοπό της επεξεργασίας. Οι ακριβείς υποχρεώσεις εξαρτώνται από τα δεδομένα και τη διαδικασία της επιχείρησης· γι’ αυτό είναι σωστό να ελέγχετε την τρέχουσα επίσημη καθοδήγηση και, όπου χρειάζεται, να ζητάτε επαγγελματική συμβουλή.
Τι πρέπει να έχετε ξεκαθαρίσει πριν από την επικοινωνία
Ενημέρωση του υποψηφίου και σαφής σκοπός
Εξηγήστε στον υποψήφιο πότε και γιατί θα επικοινωνήσετε με πρόσωπα αναφοράς, ποια στοιχεία θέλετε να επιβεβαιώσετε και πώς θα χρησιμοποιηθούν. Μην επικοινωνείτε αιφνιδιαστικά με τον σημερινό εργοδότη του, καθώς αυτό μπορεί να τον εκθέσει. Ζητήστε κατάλληλα στοιχεία επικοινωνίας και επιβεβαιώστε ποια ήταν η επαγγελματική σχέση του προσώπου αναφοράς με τον υποψήφιο.
Σύνδεση με τις απαιτήσεις της θέσης
Μετατρέψτε τα βασικά κριτήρια επιλογής σε μικρό οδηγό ερωτήσεων. Αν η θέση απαιτεί συντονισμό ομάδας, ρωτήστε για σχετικά παραδείγματα. Αν απαιτεί προσοχή στη λεπτομέρεια, εστιάστε στον τρόπο οργάνωσης και ελέγχου εργασιών. Αποφύγετε γενικές ερωτήσεις που παράγουν απλώς μια θετική ή αρνητική εντύπωση.
Κοινή διαδικασία για όλους
Χρησιμοποιήστε τον ίδιο βασικό κορμό ερωτήσεων για υποψηφίους που αξιολογούνται για την ίδια θέση. Οι συμπληρωματικές ερωτήσεις μπορούν να διαφέρουν όταν χρειάζεται να διευκρινιστεί κάτι συγκεκριμένο, αλλά τα βασικά κριτήρια πρέπει να παραμένουν συγκρίσιμα. Έτσι περιορίζεται η επίδραση της προσωπικής συμπάθειας και η τελική απόφαση στηρίζεται σε πιο συνεπή στοιχεία.
Πώς οργανώνεται ένα αποτελεσματικό reference check
- Επιβεβαιώστε την ταυτότητα και τον ρόλο του προσώπου αναφοράς. Ρωτήστε σε ποια εταιρεία εργάζεται, ποια ήταν η σχέση του με τον υποψήφιο και για πόσο διάστημα συνεργάστηκαν.
- Δώστε σύντομο πλαίσιο. Περιγράψτε τον ρόλο για τον οποίο αξιολογείται ο υποψήφιος, χωρίς να μοιράζεστε περισσότερες πληροφορίες από όσες είναι απαραίτητες.
- Ακολουθήστε δομημένες ερωτήσεις. Ξεκινήστε με επιβεβαίωση αντικειμενικών στοιχείων και προχωρήστε σε παραδείγματα συμπεριφοράς και απόδοσης.
- Κρατήστε σύντομες, ουδέτερες σημειώσεις. Καταγράψτε όσα συνδέονται με τα κριτήρια της θέσης, όχι υποθέσεις ή άσχετες προσωπικές λεπτομέρειες.
- Αξιολογήστε μαζί με τα υπόλοιπα δεδομένα. Μια σύσταση είναι ένα μέρος της συνολικής εικόνας και όχι αυτόματος μηχανισμός αποδοχής ή απόρριψης.
Ερωτήσεις reference check που δίνουν χρήσιμες απαντήσεις
Επιβεβαίωση συνεργασίας και αρμοδιοτήτων
- Ποια ήταν η επαγγελματική σας σχέση με τον υποψήφιο;
- Ποια ήταν η θέση και οι βασικές αρμοδιότητές του;
- Για ποιο διάστημα συνεργαστήκατε και πόσο συχνά είχατε άμεση επαφή;
- Υπάρχει κάτι στην περιγραφή του ρόλου που θα θέλατε να διευκρινίσετε;
Απόδοση και τρόπος εργασίας
- Ποια αποτελέσματα ή συνεισφορές του θυμάστε πιο καθαρά;
- Πώς οργάνωνε τις προτεραιότητές του όταν υπήρχαν πολλές απαιτήσεις;
- Μπορείτε να δώσετε ένα παράδειγμα όπου χρειάστηκε να λύσει ένα δύσκολο πρόβλημα;
- Πώς ανταποκρινόταν σε ανατροφοδότηση ή σε αλλαγή κατεύθυνσης;
Συνεργασία και επικοινωνία
- Πώς συνεργαζόταν με συναδέλφους, προϊσταμένους ή πελάτες;
- Σε ποιο περιβάλλον ή τρόπο διοίκησης απέδιδε καλύτερα;
- Πώς χειριζόταν μια διαφωνία ή μια απαιτητική συζήτηση;
- Ποια μορφή υποστήριξης τον βοηθούσε να αποδώσει;
Δυνατά σημεία και ανάπτυξη
- Ποια ήταν τα δύο πιο χρήσιμα δυνατά του σημεία για τον συγκεκριμένο ρόλο;
- Σε ποιον τομέα είδατε τη μεγαλύτερη βελτίωση;
- Ποια δεξιότητα θα τον βοηθούσε να αναπτύξει στη συνέχεια;
- Με βάση τη δική σας εμπειρία, τι θα βοηθούσε έναν νέο προϊστάμενο να συνεργαστεί καλά μαζί του;
Αν ρωτήσετε αν το πρόσωπο αναφοράς θα συνεργαζόταν ξανά με τον υποψήφιο, ζητήστε και το πλαίσιο της απάντησης. Σε ορισμένες εταιρείες η πολιτική επιτρέπει μόνο επιβεβαίωση ημερομηνιών και τίτλου θέσης. Μια σύντομη απάντηση ή η άρνηση παροχής λεπτομερειών δεν αποτελεί από μόνη της αρνητικό στοιχείο.
Ερωτήσεις που είναι καλύτερο να αποφεύγονται
Μείνετε μακριά από θέματα που δεν είναι αναγκαία για την αξιολόγηση της θέσης, όπως οικογενειακή κατάσταση, εγκυμοσύνη, υγεία, θρησκεία, καταγωγή, πολιτικές απόψεις ή προσωπικές σχέσεις. Μην ζητάτε κουτσομπολιό, «ανεπίσημο ιστορικό» ή πληροφορίες που το πρόσωπο αναφοράς δεν είναι σε θέση να γνωρίζει με επαγγελματική ακρίβεια.
Αποφύγετε επίσης τις καθοδηγητικές ερωτήσεις, όπως «Δεν είχε πρόβλημα με τις προθεσμίες, σωστά;». Προτιμήστε ουδέτερη διατύπωση: «Πώς διαχειριζόταν τις προθεσμίες; Μπορείτε να δώσετε ένα παράδειγμα;». Η ουδέτερη ερώτηση αφήνει χώρο για πραγματικά δεδομένα και μειώνει τον κίνδυνο να επιβεβαιώσετε απλώς μια ήδη σχηματισμένη άποψη.
Πώς να αξιολογήσετε όσα ακούσατε
Ξεχωρίστε τα επαληθεύσιμα γεγονότα από τις προσωπικές κρίσεις. «Παρέδωσε το έργο πριν από την προθεσμία» είναι συγκεκριμένη πληροφορία· «δεν ήταν αρκετά φιλόδοξος» είναι ερμηνεία που χρειάζεται παράδειγμα και πλαίσιο. Αναζητήστε συνέπεια ανάμεσα στη συνέντευξη, στο βιογραφικό, στην άσκηση αξιολόγησης και στις συστάσεις, χωρίς να περιμένετε απόλυτη ταύτιση στη γλώσσα ή στις εντυπώσεις.
Αν προκύψει ουσιαστική αντίφαση, μην καταλήξετε βιαστικά σε συμπέρασμα. Ελέγξτε αν το πρόσωπο αναφοράς είχε άμεση γνώση, αν περιγράφει τον ίδιο ρόλο και αν υπήρχαν διαφορετικές συνθήκες. Όπου είναι κατάλληλο, δώστε στον υποψήφιο την ευκαιρία να εξηγήσει το πλαίσιο. Η τελική απόφαση πρέπει να συνδέεται με τα δημοσιευμένα κριτήρια και τα δεδομένα της θέσης.
Σύντομο checklist για την ομάδα πρόσληψης
- Ο υποψήφιος έχει ενημερωθεί για τη διαδικασία και τον σκοπό της.
- Έχει εξεταστεί η κατάλληλη νομική βάση και η πολιτική διατήρησης δεδομένων.
- Οι ερωτήσεις είναι σχετικές με τη θέση και κοινές για συγκρίσιμους υποψηφίους.
- Το πρόσωπο αναφοράς έχει πραγματική, επαγγελματική γνώση της εργασίας του υποψηφίου.
- Οι σημειώσεις είναι σύντομες, αντικειμενικές και προσβάσιμες μόνο σε όσους τις χρειάζονται.
- Καμία μεμονωμένη απάντηση δεν χρησιμοποιείται εκτός πλαισίου ως αυτόματος λόγος απόρριψης.
Αν σχεδιάζετε νέα πρόσληψη, μπορείτε να δημοσιεύσετε αγγελία εργασίας και να παρουσιάσετε από την αρχή με σαφήνεια τις αρμοδιότητες και τα κριτήρια της θέσης. Για περισσότερα πρακτικά θέματα στελέχωσης, δείτε το περιεχόμενο για εργοδότες στην Κύπρο.
Συχνές ερωτήσεις για το reference check
Πότε είναι καλύτερο να γίνεται ο έλεγχος συστάσεων;
Συνήθως γίνεται όταν η διαδικασία έχει φτάσει σε μικρό αριθμό τελικών υποψηφίων και ο εργοδότης γνωρίζει ποια συγκεκριμένα στοιχεία χρειάζεται να επιβεβαιώσει. Έτσι περιορίζονται οι περιττές επαφές και ο έλεγχος παραμένει στοχευμένος.
Πόσες συστάσεις χρειάζονται;
Δεν υπάρχει ένας αριθμός που να ταιριάζει σε κάθε ρόλο. Για πολλές θέσεις, μία ή δύο ουσιαστικές επαγγελματικές αναφορές μπορούν να προσφέρουν αρκετό πλαίσιο. Η ποιότητα, η συνάφεια και η άμεση γνώση του προσώπου αναφοράς είναι σημαντικότερες από τη συλλογή πολλών παρόμοιων απαντήσεων.
Τι γίνεται αν μια εταιρεία επιβεβαιώνει μόνο ημερομηνίες και τίτλο;
Καταγράψτε ότι πρόκειται για εταιρική πολιτική και μην το αντιμετωπίσετε ως αρνητική ένδειξη για τον υποψήφιο. Χρησιμοποιήστε τα υπόλοιπα στοιχεία της διαδικασίας και, αν χρειάζεται, συζητήστε με τον υποψήφιο αν υπάρχει άλλος κατάλληλος επαγγελματίας που μπορεί να δώσει σχετικό πλαίσιο.
Μπορεί ένα αρνητικό σχόλιο να οδηγήσει άμεσα σε απόρριψη;
Ένα μεμονωμένο σχόλιο χρειάζεται έλεγχο πηγής, συνάφειας και πλαισίου. Ζητήστε συγκεκριμένο παράδειγμα, συγκρίνετέ το με τα κριτήρια του ρόλου και τα υπόλοιπα δεδομένα και εξετάστε αν πρέπει να ζητηθεί διευκρίνιση από τον υποψήφιο. Η απόφαση είναι ασφαλέστερο να βασίζεται σε συνολική, τεκμηριωμένη αξιολόγηση.